July Soft Geysir Hekla Document Management System - Automate Your Business!
Hekla modul de Management de Documente - Beneficii:
- Automizati operatiunile dvs., cum ar fi: arhivarea datelor, marketing, vanzari, ofertare, contractare, facturare, managementul incidentelor etc
- Automatizare procese de business interne adaugand oricate module sunt necesare pentru management si control
- Modelare usoara si rapida a oricarei sructuri organizationale, a proceselor de lucru si a politicii de acces(securitate) la date
- Experienta utilizator de cautare de inalta calitate si superioara sistemelor DMS clasice - in stransa integrare cu capacitatea puternica de regasire a sistemului Geysir Enterprise Search
- Management superior al datelor, regasire rapida si superioara prin calitatea oferita
- Control sporit al documentelor si un nivel de securitate superior al acestora
- Un control mai bun al versiunii documentelor - veti sti exact cine, cand si ce anume a modificat in orice document
- Fara email-uri - informatia din email nu este structurata, este greu de gestionat, adesea se produc pierderi de date
- O mai buna colaborare & Alertele pe email ajuta la reactivitate sporita si o mai buna munca in echipa
- Veti indeplini normele de backup la date si veti avea mai putine pierderi de date
- Respectati complet cerintele legii 135(Legea Arhivarii Electronice) & precum si cerintele legii 16(Lega Arhivelor Nationale)
- Reduceti costurile de arhivare
- Securitate sporita a accesului la date, transparenta si trasabilitate imbunatatite
Hekla modul de Management de Documente - Functionalitati:
- Administrare
- Localizare / Setari traduceri
- Management icoane grafice
- Management meta-date, operators, transition effects etc
- Management - Modelarea proceselor business
- Modelarea structurii ierarhice a organizatiei
- Modelarea stocarii ierarhice la nivelul organizatiei, al departamentelor si al folderelor
- Modelarea oricarui tip de document/dosar(facturi, contracte, oferte etc)
- Sectiune de management pentru a defini si a administra pricipalele entitati de business ale sistemului: foldere, departamente, dosare, fisiere
- Sectiune de management pentru a defini si a administra pricipalele entitati de securitate ale sistemului: utilizatori, grupuri, permisiuni
- DMS - Sectiunea Utilizator
- Dashboard: personalizat de utilizator cu diferite controale care sa-i usureze munca de zi cu zi si sa aiba un control sporit la operatiunile efectuate
- Actiuni in contectul unui folder: adaugare, redenumire, fluxuri, subscriere la alerte pe email
- Actiuni in contectul unui fisier/dosar: adaugare, incarca versiune noua,check out, check in, arhivare, adauga shortcut, fluxuri, subscriere la alerte pe email etc
- Statistici
- Versiuni ale documentelor, check-in, check-out
- Template-uri de documente
- Metadate ale documentului/dosarului
- Import zip adaugand noi versiuni de documente, Export fisiere ca zip
- Supporta foldere partajate
- Desktop utilizator customizabil
- Supporta alerte utilizator pe email
- Supporta copiere si mutare date
- Supporta relatii intre documente/dosare
- Actiuni custom disponibile: generare contracte, oferte etc
- Fluxuri
- Fluxuri documente, actiuni si tranzitii(optional)
- Tipuri de efecte ale tranzitiilor pe fluxuri: copiere, mutare etc
- Setari de Securitate
- Hekla are un sistem complex de asignare drepturi la nivel de: organizatie, departamente, foldere, fluxuri, tipuri de documente, metadate
- Separare fizica a datelor arhivate
- Suporta drepturi de delegare temporara
- Rapoarte, Navigare, Cautare
- Cautare rapida
- Cautare avansata
- Generator de rapoarte
- Export date rapoarte(cu metadatele selectate) in fisiere csv
- Logare completa: vizualizare evenimente de log cu filtrare dupa diverse criterii
- Navigare: ierarhica la nivelul departamentelor/folderelor/fisierelor
- Integrare
- Integrare cu aplicatii externe
- Integrare cu Geysir Enterprise Search
- Integrare cu Thunderbird: import email-uri direct in Hekla si generare de entitati business
- Customizari
- Hekla se poate livra la cerere cu 2 module pre-configurate: CRM (Management Relatii Clienti) si Monitorizare probleme(Modul de Suport / Tichete / Incidente / Management probleme)
- Actiuni custom(la cererea clientului) dedicate business-ului precum: generare oferte comerciale, contracte, facturi etc
- Calendar cu functionalitate de re-programare cu drag and drop
- Export email-uri in calendarul Outlook/Thunderbird
- Alte customizari la cererea clientului